Commerces physiques et en ligne : choisissez une solution sur le cloud pour votre caisse enregistreuse

À l’ère d’internet, les commerçants ont la possibilité d’adopter un système de caisse enregistreuse en ligne. Le principe est simple : ils souscrivent un abonnement à un logiciel de caisse enregistreuse, le logiciel étant hébergé sur le cloud. Une fois l’abonnement validé, désormais, le suivi de toutes les opérations d’encaissement et de décaissement se fait en ligne. Dans ces conditions, il devient très difficile pour vos employés de tricher, de détourner ou de voler dans la caisse. Mais, que ce soit bien clair : votre abonnement ne couvre pas le terminal de vente. C’est un investissement à part. Pourquoi choisir une solution en cloud lorsqu’il s’agit de gérer une caisse enregistreuse ?

Meilleure conservation des données

Vos données sont conservées sur un serveur sécurisé ! Cette centralisation n’est pas un obstacle à la disponibilité des informations collectées par la caisse enregistreuse. Tout au contraire : un simple clic, et voilà que vos données sont mises à votre disposition. N’hésitez pas à en savoir plus sur les caisses enregistreuses en mode Saas, car c’est réellement une solution pratique et efficace. Qui dit meilleure conservation, dit également meilleure sécurisation. Sur un dispositif classique, le logiciel est installé sur votre ordinateur. Si celui-ci tombe en panne, vous courrez le risque de perdre une partie de vos données, ou pire, leur intégralité. Avec un hébergement sur le cloud, ce type de tracas ne risque pas d’arriver. Vous n’êtes pas sans savoir que tout ce qui passe par votre caisse enregistreuse sert de « matière première » à vos différentes analyses financières et à vos résultats fiscaux. Si des informations venaient à manquer, les analyses et les déclarations au niveau de l’administration sont susceptibles d’être faussées, ce qui pourrait vous être préjudiciable. De même, vous avez l’obligation de conserver toutes les informations de caisse pendant une période de donnée. La perte de ces informations ne vous permettra pas de les présenter en cas de contrôle fiscal ou autres vérifications à l’initiative de l’administration. Vous vous exposez alors à des sanctions. Votre ordinateur ou tablette est perdu ou on vous l’a volé ? Si l’appareil se retrouve entre les mains d’un étranger, vos données elles restent en sécurité. Il n’y a que vous et vos collaborateurs qui puissiez y accéder et les lires. Le cloud et le serveur sont extrêmement protégés. Oui, quoi que l’on puisse dire, la caisse enregistreuse en ligne est une garantie de sérénité !

Universalité de l’accès

Parce que le logiciel de la caisse enregistreuse est enregistré sur le cloud, il devient accessible depuis n’importe quel support (ordinateur de bureau, portable, smartphone, tablette…). Quel que soit le matériel informatique à votre disposition, vous êtes en mesure d’accéder à votre logiciel et de travailler dessus. C’est terminé le temps où le logiciel était installé sur un unique poste et qu’il fallait faire tout le travail sur celui-ci. Avec un dispositif classique, on fait une croix à la polyvalence. Avec un système connecté, où que vous soyez, quelle que soit l’heure, vous pouvez accéder à votre logiciel et à toutes ses fonctionnalités. En clair, vous devenez capable de gérer, de contrôler votre activité à n’importe quel moment et depuis n’importe quel lieu, tant que vous avez un support. Et puis, il y a la possibilité de mises à jour, dans la mesure où la solution du cloud permet de bénéficier des actualisations et améliorations du logiciel sans manipulation technique ni la nécessité d’acheter la dernière version. Et c’est sans compter la possibilité d’adapter le logiciel à vos besoins : vous pouvez ajouter ou supprimer des fonctionnalités à tout moment. L’universalité de l’accès se vérifie à un autre niveau : le logiciel peut être exploité dans différents magasins vous appartenant. Autrement dit, un seul abonnement vous permet d’appliquer le même logiciel à plusieurs caisses enregistreuses réparties dans plusieurs de vos établissements. Mais aussi, si vous faites en vente en dehors de vos boutiques, vous pourrez les enregistrer aussi facilement que si vous encaisser un paiement sur-place.

Gain de temps

Le gain de temps résulte tout simplement de la centralisation des données sur le cloud. Elles ne sont plus éparpillées dans divers appareils, voire chez plusieurs personnes. Lorsque les données sont dispersées, on perd du temps fou pour les retrouver, ce qui constitue un inconvénient majeur… Sans compter que les risques de pertes sont élevés. Mais aussi, la confidentialité n’est plus respectée. Quand toutes les données figurent sur le cloud, le travail est plus facile, plus pratique, plus rapide et plus précis. On sait exactement où chercher les informations, dont on a besoin. Votre travail de gestion s’en trouve facilité : le pilotage de votre entreprise est aisé, l’analyse de vos données est juste, les prises de décision se font rapidement. Le gain de temps se vérifie également dans la facilité avec laquelle vous pouvez envoyer vos données à des tiers. Par exemple, il suffit de les exporter et de les envoyer par mail à votre expert comptable ou expert fiscal. Il n’est plus besoin de les imprimer, puis de les rassembler dans un dossier avant de les expédier en courrier. Les tâches administratives, y compris le suivi comptable, sont chronophages. Un logiciel en ligne de caisse enregistreuse vous enlève littéralement une épine du pied.

Légères contraintes

Pour installer le logiciel, il faut respecter quelques règles. Rassurez-vous, elles ne sont pas bien compliquées. Ces règles sont généralement relatives à la configuration de l’ordinateur, ou plus généralement, du matériel informatique. Par exemple, il est peut-être utile d’installer la dernière version du système d’exploitation. Il est également recommandé d’avoir un logiciel caisse imprimante afin que l’impression des tickets de caisse se fasse sans problème. Mais la mise en œuvre de ces considérations d’ordre technique est généralement prise en charge par les techniciens du prestataire chez qui vous souscrivez l’abonnement à un logiciel de caisse.

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